onboarding - integração TOTVS

a teceo permite que marcas trabalhem integradas ao ERP TOTVS. o que pode ser integrado:

• pedidos (teceo <-> ERP)
• produtos (ERP -> teceo)
• estoque (ERP -> teceo)
• tabelas de preços (ERP -> teceo)
• dados de transportadora e frete (ERP -> teceo)
• clientes (ERP <-> teceo)

IMPLANTAÇÃO: após contrato comercial firmado entre a teceo e a marca, inicia o processo de implantação. fases: separamos 04 grandes grandes fases: A) INICIAL (~2 semanas) B) CONFIGURAÇÕES (~6-8 semanas) C) VENDAS (~1 semana) D) GO-LIVE (~2 semanas) aqui apresentamos uma estimativa geral dos passos e prazos que devem ser seguidos para o sucesso da integração. todo processo exige uma dedicação e alinhamento dos dois lados, pois cada parte deve cumprir sua responsabilidade. no caso alguma etapa demorar mais que o estimado, o cronograma deverá ser revisado. custo: a marca deve buscar conhecer e alinhar qualquer custo de customização, integração ou suporte técnico que o seu ERP pode exigir ou custos que o time de desenvolvimento pode ter antes de iniciar o processo de integração teceo ↔ ERP. operação: paralelo ao processo de implantação da integração, também estará ocorrendo os treinamentos das equipes. em todo processo a equipe da teceo e marca (TI marca, GP marca e time da marca) estejam alinhados e disponíveis para validar os fluxos, fazer os testes e ao final do processo a marca esteja inteiramente apta para usar a teceo. A) INICIAL (2 semanas): boas-vindas, apresentação geral da plataforma, cadastros iniciais, alinhamentos.

1. teceo e marca: reunião inicial (~1h30) esse é primeiro passo, a teceo conhece mais sobre a marca.

teceo: apresentação geral da plataforma, para todas as pessoas da marca que terão algum contato com a plataforma e que a marca convidar. definição dos responsáveis:

• gerente de projeto marca (GP marca)
• equipe técnica marca (TI marca)

marca: deve apresentar todas as solicitações especiais, características únicas da marca, …

• caso as solicitações demandem algum desenvolvimento será alinhado entre teceo x marca, impacto no prazo e custo.

marca: fornecer os usuários que terão acesso a teceo, bem como os perfis de cada um.

1. teceo: reunião das solicitações e analises de viabilidade de todas as informações apresentadas pela marca.
2. teceo e marca: juntos devem revisar o cronograma e features necessárias para implantação do projeto.

marca: fornecer acesso ao ambiente de homologação e produção. B) CONFIGURAÇÕES: (6-8 semanas) processo mais administrativo relacionado a configuração da plataforma, mapeamentos e definições dos seu ERP, aprofundamento nas regras de negócios da marca. teceo e marca: treinamento com a equipe da marca que terá acesso a configurações. (~1h30) configurações, catálogos, times, definições gerais teceo, GP marca e TI marca: devem configurar o integrador, mapeando todas as informações para integrar produtos, estoque e pedidos. menu configurações > time (cadastro do time em homologação para teste) TI marca: ERP x teceo, cada campo do seu ERP das configurações deve ser mapeada nos campos teceo. menu configurações:

• definições gerais (a marca faz split de pedidos? a marca trabalha com pedido mínimo?, …)
• integração de pedidos
• produtos (a marca tem variação de preço por produto? a marca usa cor ou cor-produto?, estoques? …)
• disponibilidades de produtos (a marca tem PV? PE? EF?)
• clientes (a marca usa grupo de clientes? a marca tem tabela de preço por cliente?, …)
• marketing (a marca faz promoções?)

observação:

• disponibilidade EF (estoque futuro) não tem integração de estoque, alimentação por importação de planilha.
• promoções não tem integração com o ERP, deve ser feita manual direto na tela do menu “configurações > promoções”

configurações do integrador: relativos a: a. pedidos b. produtos c. estoque d. clientes 3. SERVIDOR DE HOMOLOGAÇÃO: o servidor de homologação, ambiente de teste, será uma réplica dos dados da marca para teste e validação. 3.1. integração de produtos: teceo e TI marca: executar integração de produtos GP marca + TI marca + equipe marca: após integração, no servidor de homologação (ambiente de treino) deve ser executado um grande volume testes, validando todos os dados integrados, reflexo nos outros processos, ERP → teceo. TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário. GP marca: validar o teste. 3.1.1. produtos

• filtros
• produto ativo: sim ou não
• aba: dados gerais
  • código do produto, preço tabela de preço padrão, varejo atacado, …
• aba: categoria
• aba: variações cores
• aba: variações tamanho
• aba: skus
• aba: pré-venda
• aba: estoque
• aba: estoque futuro
• aba: mídias e tags
• classificações de produtos (.collab)
• ações em massa

3.1.2. status dos produtos após integração e gestão

• status produto: ativo/inativo
• disponibilidade pré-venda: não*
• disponibilidade pronta-entrega: não* * a gestão desses campos são manuais, direto na teceo.
• a nova sincronização não altera os campos editados diretamente na teceo.
• para atualizar/adicionar os produtos deve ser clicado no campo “sincronizar” do integrador.
• filtro de classificação de produtos no integrador.

3.1.3. sincronização integrador

• forçar produto específico
• forçar importação completa de produtos

3.2. integração de estoque: teceo e TI marca: executar integração de estoque. GP marca + TI marca + equipe marca: após integração, no servidor de homologação (ambiente de treino) deve ser executado um grande volume testes, validando todos os dados integrados, reflexo nos outros processos, nos dois caminhos ERP → teceo e teceo → ERP. TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário. GP marca: validar o teste. 3.2.1 estoque

• filtros
• disponibilidade: ativo ou não
• data inicial e final
• atualização de estoque e consumo
• validar consumo de estoque
• fórmula do saldo teceo x ERP
• ações em massa

3.2.2. atualização automática de estoque, acontece somente se estiver ativa no integrador. 3.2.3. sincronizar estoque

• forçar produto específico
• forçar importação completa de produtos

3.3. integração de pedidos e integração reversa: teceo e TI marca: executar integração pedidos, ida e volta GP marca + TI marca + equipe marca: após integração, no servidor de homologação (ambiente de treino) deve ser executado um grande volume testes, validando todos os dados integrados, reflexo nos outros processos, nos dois caminhos ERP → teceo e teceo → ERP. TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário. GP marca: validar o teste. 3.3.1. integração pedido

• verificar todos os campos que são alimentados no ERP
• consumo/reserva de estoque
• tabela de preços do cliente
• faturamento
• preços dos itens
• informações dos itens (cores, códigos, …)
• formas de pagamento
• vendedor do pedido
• cliente do pedido (dados, código ERP,…)
• campo observações
• outros campos específicos da sua marca

3.3.2. integração reversa pedido é a atualização dos pedidos na teceo que foram sincronizados com sucesso com as alterações feitas no ERP. somente se ativa no integrador. a atualização pode ser feita em 03 níveis:

• apenas status
• status e itens de pedido
• status, itens e faturamento (disponível apenas para .collab)
• validar as alterações de status
• validar as alterações de itens: inclusão, exclusão, alteração de quantidades e valores.
• validar os itens faturados, cancelados e pendentes do pedido.

3.4. integração de clientes. teceo e TI marca: executar integração clientes, ida e volta GP marca + TI marca + equipe marca: após integração, no servidor de homologação (ambiente de treino) deve ser executado um grande volume testes, validando todos os dados integrados, reflexo nos outros processos, nos dois caminhos ERP → teceo e teceo → ERP. TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário. GP marca: validar o teste. somente são integrados os clientes que tem o tipo da classificação pré-estabelecida no integrador, com o tipo de cliente definido e os representantes cadastrados na teceo. após integrado o cliente com sucesso, o ERP é quem controla as informações do cliente. condição:

• ter cadastrado previamente os representantes na teceo e os mesmos devem estar no cadastro do cliente do ERP.
• definir no integrador tipo de cliente para integrar.
• dados gerais
• endereços: não pode ter endereços repetidos para integrar o cliente
• alterações de status
• classificações de clientes (todas as classificações são integradas)
• tabela de preço
• representante

4. REVISÃO: GP marca + TI marca: nessa fase deve ser validado todos os processos, no banco de homologação, atualizado pela integração ou manual: ( ) integrador TOTVS (configurações) ( ) menu conexões

• minhas conexões
• envio de convites
• aceite de conexões
• conexão sugerida
• consumo de licenças

( ) menu catálogos

• catalogo todos os produtos
• ações em massa
• filtros aplicado nos catálogos
• visualização produtos e catálogos admin x vendedor x lojista
• criação catálogos
• criação seções
• ordenação produtos

( ) menu pedidos

• criar pedidos (listagem, menu fixo e pelo catálogo)
• pedidos sem cliente

aba: dados gerais ( ) aba: produtos ( ) aba: condições

• fluxo aprovação pedido
• ações em massa
• integração pedido
• validação das regras de negócio
• alteração pedido após integrado
• status abandonado
• status sugerido

( ) menu oportunidades

• criar oportunidade
• editar oportunidade
• importar oportunidade

( ) menu clientes

• cadastro clientes planilhas
• cadastro clientes manual
• status cliente
• minha rede
• vinculo vendedores
• grupo de clientes
• tabela de preço do cliente
• formas de pagamento
• ações em massa

( ) menu cupons ( ) relatórios ( ) casos de devolução (.collab) ( ) configurações minha conta time usuários e perfis consumo de licenças grupo vendedores: cadastro código ERP e vinculo com os usuários do grupo ( ) produtos (validar todos os campos de cada aba, alimentado cadastro manual, planilha ou integração) ( ) produtos filtros produto ativo: sim ou não aba: dados gerais código do produto, preço tabela de preço padrão, varejo atacado, … aba: categoria aba: variações cores aba: variações tamanho aba: skus aba: pré-venda aba: estoque aba: estoque futuro aba: mídias e tags ações em massa ( ) skus filtros código SKU código de barras preço de atacado preço de varejo ações em massa ( ) pré-venda filtros disponibilidade: ativo ou não data inicial e final vinculo janela de entrega ações em massa ( ) estoque filtros disponibilidade: ativo ou não data inicial e final atualização de estoque e consumo validar consumo de estoque fórmula do saldo teceo x ERP ações em massa ( ) estoque futuro (*não tem integração ERP) filtros disponibilidade: ativo ou não data inicial e final janela de entrega importação de planilha e atualização de estoque validar consumo de estoque futuro ações em massa ( ) cores código cor nome cor hexadecimal/imagem cor de filtro vinculo nos produtos códigos cor são únicos, verificar variação por produto ( ) tamanhos códigos ordenação grade vinculo nos produtos apresentação da grade em detalhes de produto ( ) categorias códigos nome vínculo nos produtos avaliar o vínculo da categoria e código ERP ( ) coleções códigos nome coleção vínculo nos produtos ( ) janela de entrega código nome data de inicio e fim data limite de pré-venda vínculo nos produtos ou pedido cadastro manual na teceo verificar impacto nas datas do pedido integrado ( ) classificação códigos nome vínculo nos produtos vínculo nos pedidos cadastro manual variação conforme split de pedidos/classificações ( ) clientes ( ) grupo de clientes vinculo tabela de preços vinculo formas de pagamentos validar na integração x dados do grupo x pedido ( ) tabelas de preços validar se todas as tabelas de preços estão cadastradas na teceo x preços ( ) formas de pagamento códigos nomes descontos no pedidos validação pós integração do pedido cadastro manual teceo ( ) marketing ( ) promoções cadastro manual teceo preço promocional para cada tabela ( ) regras de negócio ( ) definições gerais janelas de entrega divisão de pedido pedido minimo inatividade de pedido esconder estoque dropbox numero whats produtos sugeridos ( ) importações de arquivo

• clientes
• catálogos
• pedidos
• oportunidades

( ) integrador TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário. GP marca: validar o teste. C) VENDAS: (1 semana)* referente aos cadastros de clientes, conexões e criação de pedidos.* ** todas reuniões de onboarding tem duração aproximada de 1h30.* 1) teceo e marca: treinamento com a equipe comercial da marca em paralelo ao item B. (~1h30) teceo e TI marca: configurações > cadastro dos clientes via importação de planilha, grupo vendedor. menus:

• clientes (cadastro manual, status, vendedor)
• conexões (minha rede, consumo de licenças, convites)
• pedidos (criação pedido, alteração e finalização pedido) menu configurações > time (cadastro do time em homolog para teste)

D) GO-LIVE (2 semanas) por fim, com toda integração testada em homologação, é feito a transição para o servidor de produção. teceo e TI marca: ativar todos os dados do ERP para a teceo produção.

• configurações
• integrador produção
• definições gerais
• time final em produção
• produtos
• clientes
• lista de clientes
• catálogos
• pedidos

GP marca + TI marca: validação dos dados em produção GP marca + TI marca + equipe marca: execução de um grande volume testes, validando todos os dados integrados, nos dois caminhos ERP → teceo e teceo → ERP. validar todos os menus x dados de integração. TI marca: confirmar se algum ajuste é necessário. GP marca: validar o teste. ( ) status dos produtos após integração e gestão

• status produto: ativo (*)
• disponibilidade pré-venda: não (*)
• disponibilidade pronta-entrega: não (*)
• (*) a gestão desses campos são manuais, direto na teceo.
• a nova sincronização não altera os campos editados diretamente na teceo.
• para atualizar/adicionar os produtos deve ser clicado no campo “sincronizar” do integrador.

após validado os testes em produção e com a confirmação da marca, considera-se a marca está integrada e homologada. Relativo a

• admin marca